Teknoloji yatırımında en büyük kayıp yanlış yazılımı almak değildir. Doğru yazılımı alıp hiç kullanmamaktır.
Bu işte holdingde her kategoride yazılım alınıyordu. Seçim kriteri, devreye alma yöntemi ve kullanım modeli ise her seferinde yeniden kurgulanıyordu. Her satın alma kendi başına bir proje gibi yürüyordu.
Asıl kayıp satın almada değil, kullanılmayan lisanstadır
Bu düzenin klasik sonucu şudur: alınan yazılımın bir kısmı hiç tam kullanılmadan lisans yenilemeye devam eder.
Kayıp görünmez, çünkü hiçbir raporda 'kullanılmayan lisans' diye bir satır yoktur. Bütçede görünen şey yenileme faturasıdır ve o fatura her yıl aynı gerekçeyle onaylanır.
İkinci kayıp ise standartsızlıktan doğar. Aynı ihtiyaç için farklı şirketlerde farklı araçlar alındığında entegrasyon maliyeti, eğitim maliyeti ve destek maliyeti üçe katlanır.
Odak metriği teknoloji yatırımının geri dönüşü olarak belirlendi.
Ne yaptık
Uçtan uca tek bir model kurduk. Seçim, implementasyon ve satın alma tek bir akışa bağlandı. Bu üçü ayrı ayrı yönetildiğinde seçilen araçla devreye alınan araç arasında beklenti farkı oluşur.
Değerlendirme kriterlerini ve onay eşiklerini netleştirdik. Hangi tutarın kimin onayından geçeceği, hangi kriterlerin puanlanacağı ve kararın kimde olduğu tanımlandı. Kriter yoksa karar en ısrarlı talebe göre verilir.
Kullanım oranı takibini modelin parçası yaptık. Devreye alma sonrası kaç kullanıcının sistemi fiilen kullandığı izlenmeye başlandı. Bir yazılımın başarısı canlıya alındığı gün değil, altıncı ayındaki kullanım oranıyla ölçülür.
Sonuç
Tüm yazılım satın almaları tek standartta ve uçtan uca uyumla yürütülür hale geldi. Kullanılmayan yatırım riski görünür oldu.
Görünür olmak burada sonucun kendisidir. Ölçülmeyen bir kayıp, yönetilemeyen bir kayıptır. Kullanım oranı raporlanmaya başladığı anda yenileme kararları farklı bir zeminde tartışılır.
Yöntem notu: yazılım satın almayı standarda bağlarken
Satın alma standardı kurulurken en sık yapılan hata, standardı bir ürün listesine indirgemektir. Liste esnekliği öldürür, kriter ise korur.
Kriter yazın, ürün dayatmayın. Hangi başlıklarda kaç puan aranacağı tanımlandığında şirketler kendi aracını seçer ve karar yine karşılaştırılabilir olur.
Onay eşiklerini tutara bağlayın. Her satın almanın aynı onay zincirinden geçmesi, küçük alımları yavaşlatır ve büyük alımların hak ettiği incelemeyi seyreltir.
Kullanım oranını satın alma kararının parçası yapın. Yenileme kararı, ilk alım kararından daha sık verilir ve genellikle daha az sorgulanır. Kullanım verisi masaya geldiğinde bu karar farklı bir zeminde tartışılır.
Beklenen metriği satın alma öncesinde yazmak
Bu modelin en çok atlanan parçası şudur: bir yazılımın hangi rakamı oynatması beklendiği, satın alma öncesinde yazılı olmalıdır.
Yazılmadığında altıncı ayda sorulan 'bu yatırım işe yaradı mı' sorusunun cevabı yoktur, çünkü karşılaştırılacak bir başlangıç noktası yoktur. Tartışma memnuniyet üzerinden yürür ve memnuniyet, yatırım kararını savunmak için yeterli bir kanıt değildir.
Beklenen metrik yazıldığında ikinci bir fayda doğar: seçim kriterleri de o metriğe göre ağırlıklandırılır.
Bu tablo size tanıdık geliyorsa
Teknolojiye bu kadar yatırım yaptık ama hâlâ bir şey değişmedi.
Bu cümlenin arkasında genellikle kötü bir ürün seçimi yoktur. Sürece oturmamış bir kurulum vardır. Yazılım alınmıştır, iş yapış biçimi eskisi gibi devam etmektedir.
Sizin değiştirmek istediğiniz rakam ne? İşin mutfağına girip 11 günde sorunu tespit ediyor, 4, 8 ve 12 haftalık hedefler koyuyor, insanı, süreci ve teknolojiyi o hedefe koşturan sistemi kuruyoruz. Hedefe ulaşınca sistemi ekibinize devredip çıkıyoruz. İlk oturum 60 ila 90 dakika sürüyor ve ücretsiz. hello@elevens.group · +90 216 706 07 50 · elevens.group
